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Asistente Ejecutiva Rango 3

Estas son las funciones y competencias declaradas para este puesto en los concursos de méritos y oposición. El curso de preparación se personaliza con este perfil.

Actividades esenciales del puesto

• Analiza los requerimientos de materiales y equipos de las Unidades y ejecuta los procesos de solicitud. — Inventario, Logística
• Redacta actas aprobadas en sesiones de Consejo Directivo. — Técnicas de Redacción
• Archiva y custodia documentación del Consejo Directivo y Facultad. — Archivología y Técnicas de Archivo
• Registra y controla el ingreso y egreso de los trámites de la Unidad. — Archivología y Técnicas de Archivo
• Distribuye la correspondencia de las Unidades. — Técnicas de egreso y distribución de documentos.
• Organiza la agenda de acuerdo a prioridades, concede y coordina las entrevistas. — Relaciones Públicas y Manejo de Agenda.
• Prepara antecedentes y documentación necesaria para sesiones y reuniones de la Unidad. — Técnicas y control de registro e información
• Redacta oficios, circulares, convocatorias y certificaciones de temas inherentes a la Unidad. — Metodologías de redacción.
• Atiende usuarios y proporciona información sobre trámites que se encuentran en la Unidad. — Atención al cliente.

Competencias técnicas requeridas

• COMPRENSIÓN ESCRITA (Medio): Lee y comprende documentos de complejidad media, y posteriormente presenta informes.
• EXPRESIÓN ORAL (Alto): Expone programas, proyectos y otros ante las autoridades y personal de otras instituciones.
• ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN (Alto): Define niveles de información para la gestión de una unidad o proceso.
• EXPRESIÓN ESCRITA (Medio): Escribir documentos de mediana complejidad, ejemplo (oficios, circulares)
• MONITOREO Y CONTROL (Medio): Monitorea el progreso de los planes y proyectos de la unidad administrativa y asegura el cumplimiento de los mismos.

Competencias conductuales

• Aprendizaje Continuo (Medio): Mantiene su formación técnica. Realiza una gran esfuerzo por adquirir nuevas habilidades y conocimientos.
• Orientación de Servicio (Alto): Demuestra interés en atender a los clientes internos o externos con rapidez, diagnostica correctamente la necesidad y plantea soluciones adecuadas.
• Orientación a los Resultados (Medio): Modifica los métodos de trabajo para conseguir mejoras. Actúa para lograr y superar niveles de desempeño y plazos establecidos.
• Conocimiento del Entorno Organizacional (Alto): Identifica las razones que motivan determinados comportamientos en los grupos de trabajo, los problemas de fondo de las unidades o procesos, oportunidades o fuerzas de poder que los afectan.
• Trabajo en Equipo (Medio): Promueve la colaboración de los distintos integrantes del equipo. Valora sinceramente las ideas y experiencias de los demás; mantiene un actitud abierta para aprender de los demás.

Programa de estudio