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Asistente Ejecutiva Rango 2

Estas son las funciones y competencias declaradas para este puesto en los concursos de méritos y oposición. El curso de preparación se personaliza con este perfil.

Actividades esenciales del puesto

• Organiza la agenda de actividades de las Gerencias de acuerdo a prioridades; concede y coordina reuniones de trabajo. — Secretariado, manejo de sistemas informáticos de documentación de la Institución, manejo de herramientas informáticas, relaciones públicas, archivo y atención al cliente
• Prepara memorandos, oficios, circulares y demás documentos a ser suscrita por los Gerentes, manteniendo privacidad y discrecionalidad de los documentos. — Secretariado, manejo de sistemas informáticos de documentación de la Institución, manejo de herramientas informáticas
• Recibe y realiza llamadas telefónica, al interior y exterior de acuerdo a la agenda de trabajo. — Atención al cliente
• Supervisa el ingreso, clasificación y distribución de la correspondencia de las Gerencias de la Institución. — Secretariado, manejo de sistemas informáticos de documentación de la Institución
• Atiende a clientes internos y externos. — Relaciones públicas, atención al cliente
• Maneja Caja Chica y/o Fondo Rotativo. — Secretariado, manejo de herramientas informáticas, contabilidad básica
• Archiva y administra la documentación de las Gerencias de la ESPOL. — Secretariado, manejo de sistemas informáticos de documentación de la Institución, archivo

Competencias técnicas requeridas

• Organización de la Información (Alto): Define niveles de información para la gestión de una unidad o proceso.
• Expresión Escrita (Medio): Escribir documentos de mediana complejidad, ejemplo (oficios, circulares)
• Expresión Oral (Medio): Comunica información relevante. Organiza la información para que sea comprensible a los receptores.
• Organización de la Información (Alto): Define niveles de información para la gestión de una unidad o proceso.
• Expresión Oral (Bajo): Comunica en forma clara y oportuna información sencilla.
• Manejo de Recursos Financieros (Bajo): Utiliza dinero de caja chica para adquirir suministros de oficina y lleva un registro de los gastos.
• Organización de la Información (Alto): Define niveles de información para la gestión de una unidad o proceso.

Competencias conductuales

• Orientación a los Resultados (Alto): Realiza las acciones necesarias para cumplir con las metas propuestas. Desarrolla y modifica procesos organizacionales que contribuyan a mejorar la eficiencia.
• Orientación de Servicio (Alto): Demuestra interés en atender a los clientes internos o externos con rapidez, diagnostica correctamente la necesidad y plantea soluciones adecuadas.
• Aprendizaje Continuo (Medio): Mantiene su formación técnica. Realiza una gran esfuerzo por adquirir nuevas habilidades y conocimientos.

Programa de estudio