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Asistente Ejecutiva Rango 1

Estas son las funciones y competencias declaradas para este puesto en los concursos de méritos y oposición. El curso de preparación se personaliza con este perfil.

Actividades esenciales del puesto

• Organiza la agenda de actividades de los Directores de Unidad de la ESPOL, de acuerdo a prioridades; concede y coordina reuniones de trabajo. — Secretariado, manejo de sistemas informáticos de documentación de la institución, manejo de herramientas informáticas, relaciones pública, archivo y atención al cliente
• Prepara memorandos, oficios, circulares y demás documentos a ser suscrita por los Directores de Unidades, manteniendo privacidad y discrecionalidad de los documentos. — Secretariado, manejo de sistemas informáticos de documentación de la institución, manejo de herramientas informáticas
• Recibe y realiza llamadas telefónicas, al interior y exterior de acuerdo a la agenda de trabajo. — Atención al cliente
• Supervisa el ingreso, clasificación y distribución de la correspondencia de los Directores de Unidades de la ESPOL. — Secretariado, manejo de sistemas informáticos de documentación de la institución
• Atiende a clientes internos y externos. — Relaciones públicas, atención al cliente
• Maneja Caja Chica y/o Fondo Rotativo. — Secretariado, manejo de herramientas informáticas, contabilidad básica
• Archiva y administra la documentación de los Directores de Unidades de la ESPOL. — Secretariado, manejo de sistemas informáticos de documentación de la institución, archivo

Competencias técnicas requeridas

• Organización de la Información (Alto): Clasifica y captura información técnica para consolidarlos.
• Expresión Escrita (Bajo): Escribir documentos sencillos en forma clara y concisa. Ejemplo (memorando)
• Recopilación de Información (Bajo): Busca información con un objetivo concreto a través de preguntas rutinarias.
• Recopilación de Información (Bajo): Busca información con un objetivo concreto a través de preguntas rutinarias.
• Expresión Oral (Bajo): Comunica en forma clara y oportuna información sencilla.
• Manejo de Recursos Financieros (Bajo): Utiliza dinero de caja chica para adquirir suministros de oficina y lleva un registro de los gastos.
• Recopilación de Información (Bajo): Busca información con un objetivo concreto a través de preguntas rutinarias.

Competencias conductuales

• Orientación a los Resultados (Bajo): Actúa a partir de los requerimientos de los clientes, ofreciendo propuestas estandarizadas a sus demandas.
• Orientación de Servicio (Alto): Demuestra interés en atender a los clientes internos o externos con rapidez, diagnostica correctamente la necesidad y plantea soluciones adecuadas.
• Aprendizaje Continuo (Bajo): Utiliza las normas, la cadena de mando y los procedimiento establecidos para cumplir con sus responsabilidades. Responde a los requerimientos explícitos.

Programa de estudio