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Analista en Archivo

Estas son las funciones y competencias declaradas para este puesto en los concursos de méritos y oposición. El curso de preparación se personaliza con este perfil.

Actividades esenciales del puesto

• Diseño y rediseña de sistemas y procedimientos e instructivos que faciliten el manejo de la documentación. — Secretariado, manejo de sistemas informáticos de documentación de la institución, manejo de herramientas informáticas, relaciones públicas, archivo y atención al cliente
• Supervisa el proceso de recepción y despacho de documentación. — Secretariado, manejo de sistemas informáticos de documentación de la institución, manejo de herramientas informáticas, relaciones públicas, archivo y atención al cliente
• Controla la clasificación y codificación de la documentación de la Institución. — Manejo de instructivos de archivología
• Supervisa y actualiza de la base de datos del archivo de la Institución. — Manejo de documentación
• Emite normas y procedimientos para la administración de la documentación interna, externa y la que se encuentra en préstamo. — Sistema de documentación y archivo
• Emite informes de la documentación interna y externa. — Datos estadísticos de documentos ingresados y egresados
• Controla los inventarios y evaluaciones de la documentación, para determinar el archivo pasivo institucional. — Manejo de datos históricos de los documentos

Competencias técnicas requeridas

• Generación de Ideas (Alto): Desarrolla planes, programas o proyectos alternativos para solucionar problemas estratégicos organizacionales.
• Recopilación de Información (Alto): Pone en marcha personalmente sistemas o prácticas que permiten recoger información esencial de forma habitual (ejemplo reuniones informales periódicas). Analiza la información recopilada.
• Organización de la Información (Alto): Define niveles de información para la gestión de una unidad o proceso.
• Monitoreo y Control (Alto): Desarrolla mecanismos de monitoreo y control de la eficiencia, eficacia y productividad organizacional.
• Pensamiento Conceptual (Alto): Desarrolla conceptos nuevos para solucionar conflictos o para el desarrollo de proyectos, planes organizacionales y otros . Hace que las situaciones o ideas complejas estén claras, sean simples y comprensibles. Integra ideas, datos clave y observaciones,
• Expresión Escrita (Alto): Escribir documentos de complejidad alta, donde se establezcan parámetros que tengan impacto directo sobre el funcionamiento de una organización, proyectos u otros. Ejemplo (Informes de procesos legales, técnicos, administrativos)
• Habilidad Analítica (análisis de prioridad, criterio lógico, sentido común) (Alto): Realiza análisis lógicos para identificar los problemas fundamentales de la organización.

Competencias conductuales

• Orientación a los Resultados (Medio): Modifica los métodos de trabajo para conseguir mejoras. Actúa para lograr y superar niveles de desempeño y plazos establecidos.
• Trabajo en Equipo (Bajo): Coopera, participa activamente en el equipo, apoya a las decisiones. Realiza la parte del trabajo que le corresponde. Como miembro de un equipo, mantiene informados a los demás. Comparte información.
• Conocimiento del Entorno Organizacional (Bajo): Utiliza las normas, la cadena de mando y los procedimiento establecidos para cumplir con sus responsabilidades. Responde a los requerimientos explícitos.

Programa de estudio